El Documento Electrónico y la Firma Digital
Para visualizar la definición de documento electrónico, es necesario comprender claramente el concepto de documento de archivo, el cual se define como: “una información registrada que ha sido producida o recibida en la ejecución, realización o término de una actividad institucional o personal y que engloba el contenido, el contexto y la estructura permitiendo probar la existencia de la actividad por la que fue creado.” CIA.
Partiendo de la definición anterior es necesario mencionar que el documento electrónico, a pesar de poseer una estructura, un contenido y un contexto diferente, debe poseer las mismas características probatorias de un documento de archivo.
Partiendo de la definición anterior es necesario mencionar que el documento electrónico, a pesar de poseer una estructura, un contenido y un contexto diferente, debe poseer las mismas características probatorias de un documento de archivo.
Especificación MOREq: MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
Esta especificación describe un Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo (MoReq) e incide especialmente en los requisitos funcionales de la gestión de documentos electrónicos de archivo mediante un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA).
La especificación se ha concebido de forma que pueda aplicarse en todas las organizaciones públicas y privadas que deseen introducir un SGDEA o bien quieran evaluar la capacidad del que ya poseen.
El Modelo se encuentra disponible en el siguiente sitio web: http://www.methesis.fcs.ucr.ac.cr/blogs/rumana/wp-content/uploads/2009/09/moreq.pdf
La especificación se ha concebido de forma que pueda aplicarse en todas las organizaciones públicas y privadas que deseen introducir un SGDEA o bien quieran evaluar la capacidad del que ya poseen.
El Modelo se encuentra disponible en el siguiente sitio web: http://www.methesis.fcs.ucr.ac.cr/blogs/rumana/wp-content/uploads/2009/09/moreq.pdf
“Cambios trascendentales para el archivista plasmados en la gestión electrónica”
La sociedad de la información ha venido a proporcionar unas diferencias, bastante significativas, principalmente para los profesionales en información, y la archivística definitivamente no es la excepción. Hoy día, la gestión documental se encuentra de cara a una época de grandes cambios, que traen consigo grandes retos. Uno de los mayores cambios que ha impactado es el documento electrónico, como ha de suponerse en un principio no todos los profesionales en este campo llegaron a visualizar la trascendencia que iba a tener esta clase de documentos en un futuro, sin embargo el paso de los años ha demostrado que este fenómeno únicamente se dirige a una expansión que lo vuelva más común.
El documento electrónico vino a provocar cambios importantes en el ciclo de vida, el cual es uno de los principios más importantes durante muchos años citado de la archivística. Hoy se maneja un nuevo concepto llamado “el record continuum”, el cual mentaliza el documento desde su concepción, y permite la creación de metadatos en cualquiera de las etapas del documento digital. Los metadatos son conocidos como “datos significativos que representan otros objetos de datos discretos, descripciones estructuradas de un objeto informático y estructuras de organización de la información —legibles por máquina— cuya finalidad es hacer útiles los datos, de distintas formas, según las necesidades concretas de cada servicio de información digital”. (Mendez, 2003)
A pesar de que muchas personas suelen dudar acerca de la legitimidad del documento electrónico, se debe saber que el documento electrónico en Costa Rica es garantizado por la Ley n° 8454, ley de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos. Por lo tanto, los archivistas deben de concientizar acerca de la importancia que tiene este documento actualmente, pero principalmente sobre la importancia que este va a tener en un futuro. Por este motivo, los encargados de archivo deben procurar que toda la documentación certificada digitalmente se resguarde de la manera adecuada, y que sea recuperable. Los documentos deben ser gestionados de tal manera que mantengan su naturaleza probatoria. Además, se debe destacar que todos los trámites que actualmente se están realizando vía Web deben estar disponibles y al manejo de la organización.
Para que los archivistas puedan asegurar, al menos respecto a la descripción, la recuperabilidad de los documentos electrónicos es fundamental que les den la importancia debida a los metadatos, los cuales permiten la recuperación de archivos de una manera más automatizada. Por otra parte, estos se pueden también emitir de manera automática si se mantiene un sistema lo suficientemente funcional y si se visualiza previamente la concepción del documento electrónico.
Por otro lado, es elemental que “los roles y las responsabilidades en cuanto a los metadatos de gestión de documentos se definan, asignen y difundan de modo oficial en toda la organización”. (Revista española de documentación científica, 2008) De esta manera, los archivistas no tendrían que dedicar tanto tiempo en lo que respecta a la descripción de documentos, pero debe de tener un control de buenas prácticas; además esto establecería una presencia significativa del Archivista no únicamente en el Archivo, sino también a nivel organizacional. “Un componente clave en la evolución de los sistemas de metadatos como tendencia tecnológica para recuperar, preservar y compartir los registros fruto de las transacciones electrónicas es el uso normalizado de modelos o esquemas de metadatos”. (Mendez, 2003)
Bibliografía
Mendez, E. (2003). La descripción de documentos electrónicos a través de metadatos: una visión para la Archivística desde la nueva e-Administración. Revista d’Arxius. Universidad Carlos III de Madrid. pp. 47-82
Betancourt, A. (2008). Información y documentación - Procesos de gestión de documentos - Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios. ISO 23081-1:2006. Revista española de documentación científica. Madrid.
El documento electrónico vino a provocar cambios importantes en el ciclo de vida, el cual es uno de los principios más importantes durante muchos años citado de la archivística. Hoy se maneja un nuevo concepto llamado “el record continuum”, el cual mentaliza el documento desde su concepción, y permite la creación de metadatos en cualquiera de las etapas del documento digital. Los metadatos son conocidos como “datos significativos que representan otros objetos de datos discretos, descripciones estructuradas de un objeto informático y estructuras de organización de la información —legibles por máquina— cuya finalidad es hacer útiles los datos, de distintas formas, según las necesidades concretas de cada servicio de información digital”. (Mendez, 2003)
A pesar de que muchas personas suelen dudar acerca de la legitimidad del documento electrónico, se debe saber que el documento electrónico en Costa Rica es garantizado por la Ley n° 8454, ley de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos. Por lo tanto, los archivistas deben de concientizar acerca de la importancia que tiene este documento actualmente, pero principalmente sobre la importancia que este va a tener en un futuro. Por este motivo, los encargados de archivo deben procurar que toda la documentación certificada digitalmente se resguarde de la manera adecuada, y que sea recuperable. Los documentos deben ser gestionados de tal manera que mantengan su naturaleza probatoria. Además, se debe destacar que todos los trámites que actualmente se están realizando vía Web deben estar disponibles y al manejo de la organización.
Para que los archivistas puedan asegurar, al menos respecto a la descripción, la recuperabilidad de los documentos electrónicos es fundamental que les den la importancia debida a los metadatos, los cuales permiten la recuperación de archivos de una manera más automatizada. Por otra parte, estos se pueden también emitir de manera automática si se mantiene un sistema lo suficientemente funcional y si se visualiza previamente la concepción del documento electrónico.
Por otro lado, es elemental que “los roles y las responsabilidades en cuanto a los metadatos de gestión de documentos se definan, asignen y difundan de modo oficial en toda la organización”. (Revista española de documentación científica, 2008) De esta manera, los archivistas no tendrían que dedicar tanto tiempo en lo que respecta a la descripción de documentos, pero debe de tener un control de buenas prácticas; además esto establecería una presencia significativa del Archivista no únicamente en el Archivo, sino también a nivel organizacional. “Un componente clave en la evolución de los sistemas de metadatos como tendencia tecnológica para recuperar, preservar y compartir los registros fruto de las transacciones electrónicas es el uso normalizado de modelos o esquemas de metadatos”. (Mendez, 2003)
Bibliografía
Mendez, E. (2003). La descripción de documentos electrónicos a través de metadatos: una visión para la Archivística desde la nueva e-Administración. Revista d’Arxius. Universidad Carlos III de Madrid. pp. 47-82
Betancourt, A. (2008). Información y documentación - Procesos de gestión de documentos - Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios. ISO 23081-1:2006. Revista española de documentación científica. Madrid.
Documentos de interés:
directrices_para_proyectos_de_digitalizacin.pdf | |
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